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事務職に求められる3つのスキル

未経験から事務職に転職しようとしている人の中には、「どの様なスキルが求められているのか？」と気になっている人も多いでしょう。

そんな人に向けて、ここからは事務の仕事で求められている3つのスキルを紹介していきます。

• 簿記に関する知識や資格
• 社会人に求められるPCスキル
• 幅広い人と関われるコミュニケーション能力
• 仕事素早く的確にこなせるスキル

簿記に関する知識や資格

事務職の仕事の中で大いに役立つのが、会社の数字に携わる概算を立てることができる、簿記の資格です。

実は一般事務は転職市場でも人気の高い職種で、1人の枠に何人もの応募があるといわれています。

厚生労働省の調査によると、一般事務の有効求人倍率は0.3倍というほど、狭き門になっているのです。

そんな中、経理事務は人手が足りないといわれており、未経験でも採用される確率が高くなっています。

簿記3級であれば独学でも取得できるので、自分が経理に向いているかを試す意味でも、参考書を買って勉強してみるといいかもしれません。

社会人に求められるPCスキル

事務職はパソコンを使用して行う業務がほとんどで、一日大半がデスクワークです。

基本的に1人に1台パソコンが用意され、会社のシステムやオフィスソフトを用いて業務をこなします。

会社のシステムは入社してから覚えることになりますが、オフィスソフトは事前に使えるように勉強しておくと、仕事をし始めた時にとても便利です。

面接ではどの程度の機能が使えるかを聞かれることもあるので、自分が使いこなせるオフィスソフトを伝えましょう。

パソコンスキルがあることを明確にアピールしたい方は、マイクロソフト社のMOS資格を習得しておくのがオススメです。

プログラマーのように専門的な知識は必要ありませんが、Word・PowerPoint・Excelは最低限覚えておきましょう。

幅広い人と関われるコミュニケーション能力

事務職をイメージした時に、一人でパソコンに向かい黙々と業務するとイメージするかもしれませんが、実は社内外の人と幅広く関わるポジションです。

グループ内の売上管理を任されていれば、経理部や企画部とのやりとりも発生し、役職者と接する機会も多くなるでしょう。

中小企業なら社長や経営陣から質問を受けたり、会議に使う資料作りに携わったりすることも。

目上の人に対して礼儀をわきまえたコミュニケーションを取ることはもちろん、自分の意見を述べる度胸も必要になることがあります。

作業を素早く的確にこなせるスキル

事務職は新しい仕事を進めていくというよりも、会社から与えられた仕事をこなしていくルーティン業務がメインです、

決して難しい業務ではないので、与えられた作業をミスなく素早くこなせるスキルが求められます。

また、請求書の発行や領収書の整理も行うので、作業が雑な人には事務職は務まりません。

仮に採用されたとしても、実際に仕事に入ってから、ミスが続いた末仕事が振られなくなるなど辛い思いをする可能性が高いです。

転職前に抑えておきたい！事務職の主な種類

事務とひと口にいっても、仕事内容によって種類が異なるため、様々な種類があります。

あらかじめ違いを理解しておかないと、自分が望んでいない事務職に転職してしまい、ミスマッチが生れてしまうことに。

そんな状況に陥らない様にするためにも、主な事務の種類を抑えておきましょう。

経理事務

経理の仕事は、ざっくり言うと会社のお金を管理することで、少しのミスも許されないので慎重さや正確な処理能力が求められます。

とはいっても、今は会計ソフトが進化し、専門スキルがなくても業務をスムーズに進められるようになりったため未経験者でも転職できる様になっています。

決算時期は残業が増えますが、通常は定時で帰れることが多く、仕事とプライベートの区別がつけやすくなっています。

未経験でもチャレンジすることは可能ですが、少しでも採用率をアップさせたいと考ええている人には簿記の資格がおすすめです。

また経験から得られたスキルはどの会社に行っても通用しますので、転職しやすい職種としても人気が高くなっています。

一般事務

事務の中でももっともポピュラーなのが一般事務で、事務職をイメージした時に真っ先に思い浮かぶのがこの一般事務でしょう。

仕事内容は資料作成やファイリング、電話応対や郵便物の仕分けなどがメインとなっており、企業によっては来客応対や庶務などを任されることもあります。

むずかしい処理やスキルが必要な仕事はほとんどないため、未経験者を広く募集しているのが特徴です。

また、業務内容もそこまで多くはないので、落ち着いて仕事をしたいと考えている人にもおすすめです。

人事事務

人事事務は、社員の採用に関わる業務全般、入社・退社の手続き、社員情報の管理などが主な仕事であらゆる管理を行います。

また、新人教育や社員研修などを通して、社員を育てるのも人事の大切な業務となっています。

未経験からチャレンジする場合は、資料作成や来客・電話対応などから経験を積んでいくことになります。

一つ一つの仕事をミスなく正確にこなすことが求められるので、几帳面な性格の人にはピッタリ。

社会保険や労働保険の加入手続きなどもあるので、書類に不備がないか、スケジュールは間に合うかを判断し、社員が仕事に専念できるよう努めるのも人事事務の業務です。

法務事務

法務事務は法律に関わる仕事で、取引先との契約内容の確認や取締役会の運営、コンプライアンスの徹底などが主な業務内容です。

法的トラブルを未然に防いだり、取引先が倒産のリスクを抱えていないかを確認したりし、会社が円滑に他社と取引し、運営できるよう支援します。

昨今は個人情報や業務委託などの取り扱いが厳しくなっていることもあり、基本的には未経験者を採用していません。

そのため、法務事務を目指している人は、労働や法律に関する知識ヲ身に付けておきましょう。

総務事務

総務の仕事は、パソコンやコピー機などの機器管理や、コピー用紙や電球といった備品管理、来客応対や社内資料作成などと多岐に渡ります。

会社の利益に直結する仕事ではありませんが、社員が快適に働ける環境を提供する役目を担っています。

また社員旅行や冠婚葬祭の手配なども含まれ、「会社で分からないことがあれば総務に聞け」というほど社内のことに精通しているポジションです。

分かりやすく言うのであれば、社内のなんでも屋さんといったところでしょうか。

業務自体は難しくありませんが、多くの社員と接するためコミュニケーション能力が求められる仕事です。

事務に転職しようとしている人がチェックしておくべきポイント

ここからは事務職に転職したい人が注意しておくべき三つのポイントについて説明していきます。

• 女性が多い職場なのか
• 福利厚生が充実しているか
• 女性の働きについて理解があるか

女性が多い職場なのか

転職先の企業で女性と男性の比率がどのくらいなのか、チェックしておきましょう。

男性ばかりの職場に転職してしまうと、働きづらさを感じてしまい、早期退職につながる恐れがあります。

また、女性が少ないと、女性の働くことへの理解がないため、産休育休を取得しづらい傾向があります。

人間関係でも問題を感じてしまうケースがあるので、転職先企業の職場環境は入念にチェックしておきましょう。

福利厚生が充実しているか

年間の休暇数や残業代など、福利厚生が充実しているかもチェックしておきましょう。

福利厚生が整っていないと、給料が低かったり、休暇数が少なかったりと有意義に働けない職場である可能性が高いです。

早期退職に繋がってしまうリスクもあるため、転職する前に必ずチェックしておきましょう。

女性の働きについて理解があるか

女性の働きについての理解がある会社なのか、求人や企業HP、職場見学などを通してチェックしておきましょう。

女性の働きを尊重していない職場に転職してしまうと、勤務をしていくうえでストレスを感じやすくなり早期退職につながる可能性があります。

また、産休・育休などの仕組みが整っていないケースも多く、結婚や出産を迎えると退職しなければならず職場復帰しようとする際にブランクのある状態で転職しなければなりません。

ブランク期間があると再就職するのがかなり難しくなります。

育児休暇を十分に貰えて、明けてから職場復帰できる職場であれば育児休暇がハンデにならないので将来的にも安心です。

転職エージェントを最大限に活用する方法

転職エージェントを利用すれば内定率　をアップできるため、満足度の高い転職をできますが、使い方を十分に理解しておかないと効率よく利用できないことも。

採用率をアップさせるために利用するにも関わらず、満足に利用できないとあまり忌がありませんよね。

そこでここからは、転職エージェントを最大限に活用するための秘訣を紹介していきますね。

担当のエージェントと相性が良くない場合は早めに変更する

担当につくエージェントは自分で選ぶことができないので、相性が合わないと感じたらなるべく早くエージェントの交換をしましょう。

利用しているエージェントの問い合わせ窓口に相談すれば、エージェント交換の手続きをしてくれます。

正直エージェントの質や相性によって、転職の成功率が大きく変わります。

担当のエージェントに申し訳ないという気持ちを持つかもしれませんが、自分の転職を成功するために、心を鬼にして申し出ましょう。

複数のエージェントを並行して利用する

転職エージェントは一つではなく、複数を並行して利用することをおすすめします。

複数の転職エージェントを並行して利用することによって、より多くの求人を紹介されるので、幅広い選択肢の中から転職先を選べます。

また、複数のコンサルタントから転職のアドバイスが受けられるので、より効率的に転職が進められます。

転職先に求める条件をはっきりと伝える

転職先に何を求めているのか・年収はどの位を想定しているのか、希望条件はしっかりと伝える様にしましょう。

ぼんやりとしたイメージの希望条件を伝えてしまうと、自分が希望していないジャンルの求人を紹介されてしまう可能性があります。

自分が求めている求人情報を紹介されなくなってしまうので、転職が中々進まなくなってしまいます。

初めの面談をする前に自分の希望や転職先に求める要素を整理し、面談の際に的確に伝える様にしましょう。

転職時期は最短で伝えておく

転職エージェントはあなた一人ではなく、複数の求職者を担当しており、それぞれの希望にあわせて優先順位をつけています。

そのため、ヒアリングなどで「そのうち転職できればいいです」「3ヶ月以内に転職したい」などと伝えてしまうと、コンサルタントの中で優先順位が下がってしまいます。

優先順位が下がってしまうと、満足なサポ―トが受けられないことに。

そんな状況に陥らない様にするためにも、最短で転職したい旨を伝えて、手厚いサポートを受けられるようにしましょう。

転職サイト・転職エージェントを利用して事務への転職を成功させよう！

各転職エージェントによって、サービスや特徴が異なるので、自分のニーズに合っていないエージェントを利用すると満足なサポートが受けられません。

満足なサポートが受けられないと、いつまでも転職が決まらずに、転職期間が長引いてしまうことに。

転職期間が長くなってしまうにつれて、転職のハードルが高くなってしまいます。

少しでも転職の成功率をアップさせるには、自分の経歴や年齢に合った転職エージェントを利用するということです。

各転職エージェントの求人の傾向やサービス内容を見極めて、自分に最適なエージェントを利用しましょう！