【総務とは】総務の仕事内容・給料事情・メリットを徹底解説
今回は総務の仕事内容について、徹底解説していきたいと思います。
皆さん、総務と聞くと何をするのかあまりピンとこないですよね。
そもそも総務が配属される総務部の仕事がどんなものなのか、理解している人はそんなに多くないのが現実です。
実は、総務の仕事は会社全般に関わるすごく重要な仕事です。
そこで、このページでは総務の仕事内容のほかに給料事情、メリットなども紹介していきます。
これから総務になりたい、総務に転職したいと言う方にはとても有益な情報なので、ぜひ参考にしてください。
総務の仕事は会社で社員が快適に働ける環境づくり！
まず、はじめに総務の仕事内容について徹底紹介していきます。
結論から言うと、総務の仕事内容は社員と会社が快適、健全に活動するためのサポートです。
とは言っても、これだけ聞いて総務が何をするのかまだいまいちよく解りませんよね。
下記で、総務の仕事について1つずつ詳しく紹介しているのでチェックしてみてください。
【総務の仕事一覧】総務の仕事リスト
| 書類作成・処理 | 消耗品や備品を購入する際に必要な受発注に関する書類や稟議書、株主総会の配布資料、社内イベントの案内、社内報など、さまざまな書類の作成を担当。 |
|---|---|
| ファイリング | 総務部内で作成・処理された書類を、種類や日付別にまとめて、正確に保管する仕事。印刷された書類であればバインダーにまとめ、データのみであれば、誰でもすぐにアクセスできるように分類・管理する。 |
| 備品管理・発注 | 文房具などの消耗品や、コピー機、パソコンなどのOA機器の在庫や状態を管理する。消耗品は不足が発生する前に発注を行うのが基本。OA機器に不具合が発生した場合には、復旧作業を依頼する。定期的なメンテナンスの対応を行うのも重要な仕事。 |
| オフィス・施設管理 | オフィスの衛生・安全管理や照明、空調設備の管理をする仕事。定期的なメンテナンスへの対応はもとより、不具合が発生した際には業者に修理を依頼する。また、オフィス移転にかかわる仕事も総務が担当するのが一般的。 |
| 株主総会の企画・運営 | 招集通知の作成・発送、プレゼンテーション資料・配布資料の作成、打ち合わせ時の議事録作成などを行う。当日の会場案内や受付を担当する場合も。 |
| 社内イベントの企画・運営 | 入社式やキックオフミーティング、納会、社内旅行といった社内イベントを企画し、実施する仕事。スケジュールや予算の作成や、社内への告知、イベント当日の運営実務をする。 |
| 人事・労務の仕事 | 人事部が存在しない会社では、人事／労務の仕事を担当する場合もある。社会保険に関連する手続きや、勤怠管理、給与計算などが該当する。 |
| 法務の仕事 | 法務部が存在しない会社では契約書の作成・管理、社員からの法律相談への対応、知的財産権の管理といった、本来、法務部が行なう仕事も担当するケースがある。 |
| 広報の仕事 | 広報部が存在しない会社では、報道機関からの問い合わせへの対応、プレスリリースの作成などを、総務事務が担当する可能性がある。 |
| 郵便物の発送・仕分け | 会社から発送する郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を部署ごとなどに仕分けて届ける仕事。会社から送る挨拶状などもまとめて送る。 |
| 電話・メール応対 | 会社の代表番号や問い合わせメールアドレスが総務部につながっているケースは多く、さまざまな用件の電話やメールに対応する。用件を正確に理解し、担当部署にすばやく振り分けるスキルが必要。 |
| 来客応対 | 会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事。飲み物を出したり、会議室の準備をしたりすることもある。 |
| その他 | 落し物の管理、鍵の管理、トラブル時の対応、社内制度の見直しなど、担当する部署のない仕事をする。 |
総務は株主総会の企画・運営のサポートをする
総務部の最も大きな仕事の1つに株主総会の企画・運営と言うものがあります。
特に、株主総会の企画と言うのはとてもハードな仕事です。
総務事務として採用されている場合、議事や議案に関わる事は決して多くありませんが、株主総会の準備をする段階でとても多くの仕事を行う必要があります。
主な、株主総会の事前準備は以下の通りです。
- 株主の方への招待状の作成と送付
- 株主総会を行う会議室の予約
- 株主総会当日に使用するプレゼントプレゼンテーション資料の準備
- 配布資料の作成をサポート
- 議事録作成
上記の6点が、総務が行う株主総会の準備に関する仕事です。
これらに加えて、大きな会社で配布資料が大量になってしまう場合、印刷業者へ印刷を依頼すると言う仕事も総務の仕事になってきます。
株主の方が、資料の品質にこだわる場合にはそれに対応してしっかりとしたクオリティーの資料を作成することが求められます。
さらに、総務は株主の方からのメールや電話太陽を行ったり、当日は会場への案内や受付を担当すると言うケースもあります。
このように株主総会に関する仕事は総務の仕事の中でもダントツで大変な仕事となります。
総務は会社の備品を管理する
総務は、会社で使用している備品の管理を行います。
これは、総務が行う仕事の代表例です。
印刷用紙やボールペン、クリップ、ガジェット、ティッシュなどの会社で利用する消耗品の管理をします。
また、社員が仕事をする上で必要と感じるものを注文したり、仕事において欠かせないものを管理したりもします。
そのため、定期的に備品の残量のチェックや社員からの要望に応じて備品を補充します。
備品がなくなってしまうと、業務に支障が出てしまう場合があるのでアンテナを高くして、会社の備品がなくなる前に新しい備品を注文すると言うことが求められます。
オフィスデスク、椅子、電話、PCなどの比較的大きいオフィス用品などはしっかりと台帳を作成した上で個数、状態などをしっかりと記載するのが基本です。
また、プリンターやPCなどオフィス用品の定期的なメンテナンスが必要なものは、業者に依頼してメンテナンスをしてもらいます。
破損や故障が生じた場合には業者に連絡して新たなオフィス用品を購入すると言う仕事も任されます。
総務はオフィスの管理を行う
総務は、オフィス用品を管理するだけではなくオフィス、建物そのものの管理をすることもあります。
先ほども言ったように、総務の仕事内容は社員が心地よく、かつ安全に仕事ができる環境を整えると言うものです。
ですから、清掃業者の手配や管理、また空調・照明設備の操作をするのも総務の大切な仕事内容です。
その他にも、オフィスが大きい場合には大規模な防災訓練を行ったり実際に避難訓練をしたりすると言うこともあります。
上記のような、大規模な避難訓練を行う場合には、事前に社員の方への共有もしなければなりません。
しっかりとした共有ができていないと、社員の仕事に大きな影響を及ぼし、会社の損失につながります。
さらに、会社がカフェやリラックススペースなどの福利厚生施設を所有している場合には、その管理も総務が行わなければなりません。
入社式・社員旅行などの社内イベントを企画する
一般的に、会社には入社式や社員旅行、年間表彰式、忘年会などの様々なイベントが存在します。
これらの企画、運営も総務の仕事です。
例えば、不安を抱えて会社に入社してくる新卒社員の入社式をどのように行えば全員が楽しく入社式を行うことができるかどうかなどを模索します。
また、社員旅行などでは社員同士のコミニケーションが、どのようにすれば活性化するかなどを考えたスケジュールを立てる必要があります。
目的はそれぞれ異なりますが、これらの会社が年間を通して行うイベントの企画、運営をするのも総務の仕事です。
会社の年間スケジュールの作成し、会社の予算に合わせて会場の予約やん備品の整備等も行います。
上記に加え、社員に対してイベント等の告知をしたり、当日の案内、イベントのファシリテーターも務めることがあります。
社員の冠婚葬祭やトラブルに柔軟に対応する
会社に在籍していると、ときにはイレギュラーな対応が求められることもあります。
例えば、社員や取引先などの冠婚葬祭への対応です。
取引先や、クライアントに不幸があった場合にはお悔やみの挨拶状の手配をする必要があります。
逆に、お祝い事の場合にはお祝いの品やメッセージなどを手配する必要があります。
社内で不幸があった場合には、社葬が行われることがあるのでその運営サポートをするのも総務の仕事です。
その他、社内外のトラブル発生時にも総務の仕事はあります。
社外からの問い合わせに対する回答はもちろん、クレームなどの太陽をするのも総務です。
さないで落し物をした、会社の鍵をなくしてしまったといった些細なトラブルにも総務が対応します。
総務の年収は平均330万円
総務はたくさんの仕事をこなす必要がある事が分かったと思います。
そうなってくると、気になるのは総務の給料ですよね。
下記に、総務のお金事情について表でまとめたので確認してみてください！
| 平均時給 | 平均月収 | 平均年収 |
|---|---|---|
| 1,459円 | 228,741円 | 3,309,538円 |
いかがですか？
1日の労働時間を8時間と仮定すると、日給約11,600円です。
しかし、これはあくまで統計なのでアルバイトの場合はもう少し安くなったり、逆に正社員の場合はもう少し高額になる場合もあります。
総務で働くメリット５選！
ここまで記事を読んで、総務の仕事内容はおおよそ分かりましたよね。
しかし、総務の仕事をするメリットに興味がある人も多いのではないでしょうか。
仕事にスキルアップを求めたり、仕事だけではなくプライベートも充実させたいなど人それぞれメリットを感じるポイントは違います。
ここでは、総務の仕事をするメリットを5つ紹介します。
ぜひ、総務の仕事を通じて得られるものが自分の希望としっかりとマッチしているかを確認してみてください。
総務は未経験からでも始められる
意外にも、総務の仕事に就くために必須となるスキル、資格と言うものは存在しません。
もちろん、持っていると有利になる資格と言うものは存在します。
総務になるにあたって、有利になる資格について興味がある人は、下の記事でまとめているのでぜひチェックしてみてください。(URL)
しかし、スキルがなくても総務の仕事に就く事は十分に可能です。
アルバイトやパート、派遣社員や契約社員等といった場合は未経験でも募集が行われている事はとても多いです。
また、会社の大きさや組織の形態によっては、人事、経理、法務、広報など他部署の事務作業を担当することもあります。
幅広い領域での仕事経験し、スキルアップをすることができるので、経験者は優遇されている他の事務職への転職をする際にも有効です。
総務は残業が少ないのでプライベートが充実する
総務の仕事は、とてもハードで大変と言いましたが、実は残業はあまりありません。
これは、事務職には共通して言えることですが退社時間があまり遅くならないのも総務の大きなメリットです。
友人や家族との時間を大切にしたい方や、趣味などをもっと充実させたいなどワークライフバランスを考えた働き方をしたい人に総務は適した仕事なのです。
様々なビジネススキルを習得できる
先ほども言ったように、総務は社内はもちろん、クライアントや取引先など社外の方との交流も多くあります。
社内では、新入社員から役員に至るまですべての社員のパイプ役である必要があります。
対して、社外では会社の顔として取引先やクライアントとコミニケーションを図る必要があります。
ですから、相手の立場や状況を瞬時に判断する能力がつくため、コミニケーション能力がアップする事は間違いありません。
それに伴い、高いレベルのビジネスマナーを身に付けることもできます。
オフィスで働くことが未経験の方にとっては、WordやExcel、PowerPoint など基本的なPCスキルを取得できるのも大きなメリットの1つです。
Wordは議事録や社内文書の作成をする際に使用します。
備品や退勤管理にはExcelを使うことが多いです。
また、プレゼン資料の作成にはPowerPointを一般的には利用します。
上記のように業務を通して自然とPCスキルが未経験の方でも向上してきます。
人の役に立つ事ができる
総務は、人のサポートをする喜びを実感できる仕事でもあります。
何回も言っているように、総務の仕事は全社員がそれぞれの仕事でより活躍できるようにサポートすることです。
備品やオフィスの管理など地味な仕事も多いですが、社員が生き生きと仕事できるようにするには、縁の下の力持ちとなって総務が支えてくれているおかげなのです。
他人の喜びを自分のことのようにして捉えられる人にとっては、総務は非常にやりがいのある仕事なのです。
社内イベントや社員旅行などが大盛況に終わった時は、同僚と大きな達成感を味わうことができるのも企画の中心となっている総務の特権です。
会社の中心になって会社自体を改革できる
新入社員から役員、社内のあらゆる場所をつなぐ役割を持つ総務は、積極的に行動することで会社全体のあり方を変えることもできます。
他の部署の正社員と接する中で、社員の社内ルールへの不満や、環境の不備が耳に入ってくることもあります。
そういったことから、会社の不備や不満を発見して、改善を提案してみるものも総務の役割です。
重要度が高いもの、会社にとって利益のあるもの、生産性が上がるものなどは会社全体を巻き込んだプロジェクトになる可能性も十分にあります。
自分の行動で会社全体を動かしていくことができるのは、総務の仕事の大きなメリットです。
総務は大変ではあるが、働きがいのある仕事
いかがでしたでしょうか?
今回は総務の仕事内容について徹底解説しました。
自分が主体となって行動するだけではなく、会社の裏方にまわって社員の会社に対する満足度を上げると言うのも総務の仕事なのです。
自分がリーダー性を発揮するのと、人々のサポートをする両方に関心、やる気のある方は総務は最高の適職です。
ぜひ、この記事を読んで総務に転職する際には役に立ててください。
