事務職の仕事内容とは？事務の種類や求められるスキルを徹底解説
事務の仕事は基本的なオフィスワークが中心で、パソコンを使用したデータ入力や電話対応、ファイリングなどがメインです。
誰でもできて専門的な知識も不要なので、求人票でも「未経験者歓迎」と広く募集され、年代に関係なく人気の職種になっています。
事務の仕事にはさまざまな種類があり、転職をする上では「自分がどの分野に向いているか」を知ることが大切です。
ここでは8つの事務職を紹介し、事務の基本的な仕事内容から、企業側が求める3つのスキルについて解説しています。
事務の仕事を簡単にいうと他の社員のサポート業務
事務という職種はどの企業にも存在しますが、営業のような花形的なポジションでもなく、技術職のような専門性の高い仕事ではありません。
しかし事務職は、会社の社員をサポートする「縁の下の力持ち」的な存在です。
事務のアシストがあるからこそ、複雑な業務が効率よく進みます。
一見地味なイメージを持たれることも多い事務職ですが、多くの社員に感謝されるやりがいのある仕事です。
未経験でも事務職に転職できる！おすすめの事務職と求められる3つのスキルを紹介
事務が行っている主な仕事内容
次に、事務の仕事内容について紹介します。
事務職の経験がない人は、転職してどんな仕事をするのか把握しておくことが大切です。
データ入力
データ入力とは、パソコンを使って必要な情報を入力することです。
Excelなどのソフトを使用する場合もありますが、今は社内システムに入力していくことが多くなっています。
データ入力はミスが発生しやすく、またブラインドタッチができないと処理に時間がかかってしまいます。
処理能力を磨くには、とにかくパソコンに触る時間を増やし、手にキーボードの文字列を覚えさせることが近道です。
書類のファイリングや整理
契約書や請求書、売上伝票などの管理やファイリングも事務の仕事です。
以前は紙の書類をファイリングすることが多かったのですが、今はデータ保存する機会も増えつつあります。
数年後には多くの企業がデータ文書で保管することになりますが、指定されたフォルダに保存していく簡単な作業です。
ただしデータは情報漏洩しやすいリスクがあるので、間違って誰かに送付してしまうミスがないよう注意しましょう。
各種書類の作成・処理
仕事をする上で、さまざまな書類を扱います。それらを作成・処理するのも事務の仕事です。
経理部なら経費伝票や入金伝票、決算書などを扱い、営業部なら見積書や請求書、納品書などを多く扱います。
書類の作成に従って印刷やスキャン、データ送信やファイリングなども関連の業務です。
電話対応・来客対応
電話や来客対応、会議室の予約・案内、お茶だしなども事務の仕事です。
来客応対は受付が行うケースもありますが、中小企業では事務が一時対応することが多くなっています。
電話を担当者に繋いだり、問い合わせ内容から担当部署を割り出したりする役割も担います。
社長や役員のお客様を対応することもあるため、接客マナーや気配りが大切です。
伝票処理・整理
事務の中でも経理部が担当するのが、伝票処理や整理です。
入金伝票や出金伝票など、会社のお金の動きを伝票に記載し整理していきます。
備品管理
備品管理は総務部が担当することが多く、文房具やコピー用紙の手配、オフィスの電球交換、パソコンやコピー機の管理などが主な仕事です。
また新入社員が入社したとき、パソコンや電話機を手配することもあります。
事務職の1日の流れ
業務量があらかじめ決まっているので、仕事とプライベートのバランスがとりやすいのがメリットです。
では事務職がどんな毎日を送っているのか、1日の流れをみていきましょう。
| 8：40 出社 | メールのチェックや当日の業務を確認 |
| 9：00 始業 | データ入力や電話対応 |
| 12：00 ランチタイム | 社内でお弁当もしくは外食 |
| 13：00 午後の業務開始 | 郵便物の仕分けや発送、事務処理など |
| 17：00 | 仕事が残っていないか、不備がなかったかのチェック |
| 17：30 | 退社 |
仕事に慣れてくると、その日のスケジュールを自分で立て、急ぎでないものは翌日や翌週に回して時間を調節できるようになります。
退社後は友人と食事を楽しんだり、習い事をしたりと、プライベートな時間を確保できるのも事務職のメリットです。
事務職の種類によって仕事内容が大きく異なる！
事務といっても、実にいろんな種類の事務職があり、仕事内容は大きく異なります。
事務職への転職を目指す場合は、それぞれの仕事内容を理解して自分にあった職種を見つけることが重要です。
一般事務
一般事務は事務の中でも基本的な職種で、データ入力やファイリング、電話対応などがメイン業務になります。
また郵便物の仕分けや備品の手配などの雑務も多く、とくに必要なスキルはありません。
難しい業務や重要な仕事を任せられることはほとんどなく、未経験者でもチャレンジしやすい職種になっています。
一年を通して業務量も安定しているので、仕事とプライベートの両立がもっとも図りやすい職種です。
経理事務
経理事務は会社のお金の流れを把握し、伝票におこすのが仕事です。
売上や仕入れ処理、帳簿の作成や経費精算などが日々の仕事で、1円のミスも許されない慎重さと正確さが求められます。
月次や年次決算があるので、月末や年度末は残業が多くなりますが、基本的に定時で帰れることが多いです。
簿記や税金の知識が必要で、会社の経営状態を把握する大切な仕事になっています。
営業事務
営業事務は営業マンをサポートするのが仕事で、顧客からの注文書を処理し、発注をかけたり納品したりするのがメイン業務です。
企業によっては営業に代わって見積もりを作ることもあります。
また商品の在庫管理や出荷指示、請求書やプレゼン資料の作成などにも携わります。
また稀ですが、営業に同行して客先に行く機会もあります。
1人の営業とマンツーマンで働く場合と、部内の営業全員をサポートする場合があり、マンツーマンほど業務内容が営業に近くなってきます。
人事事務
人事事務の仕事は、社員の採用や入社してから退社するまでの手続き関連、異動や昇格に関する手続きなどが主な業務です。
不正な残業が行われていないか、勤怠状況の管理なども行います。
また社員の賃金制度の見直しや教育制度の改善なども人事の仕事になり、人材を育て会社の利益を増大させるのが使命です。
総務事務
総務は社員が働きやすい環境を提供するのが仕事で、社員が使用するパソコンやコピー機の手配や管理、備品や設備管理が主な業務です。
また社内で開かれるイベントの運営、著名人を招いて行われるセミナーなども業務の一環となっています。
法務事務
法務事務は、企業の法務部で働くことになります。
法律に関わる仕事で、取引先と交わす売買契約や業務委託契約、秘密保持契約書を作成し、不備がないか、会社にとって不利な内容はないかをチェックするのも仕事です。
法的トラブルを未然に防ぐ役目も担うため、求人では法律関連の知識がある人を募集することが多いです。
医療事務
医療事務の職場は、クリニックや病院、歯科、調剤薬局などさまざまです。
医療機関の受付や会計を担当し、保険証を預かったりカルテを作成したりします。
診療報酬点数表をもとに請求金額を算出するのも医療事務の役目です。
医療系の事務ですが資格は必要ありません。
しかしスキルアップや転職に有利になるため、資格を取得する人は多くなっています。
貿易事務
貿易事務は、輸出入などの貿易に関わる仕事で、主にメーカーや商社に多い職種です。
一般事務などに比べると専門性が高く、英文での資料作成やメールの送受信などを任されることもあります。
仕事内容は、貿易書類の作成や輸送手配、通関手続きなどで、国内での受発注に比べて厳しい審査や書類チェックが行われます。
また会社の利益を大きく左右する「為替」の知識も必要です。
事務職にはこれが必要！身に付けておきたい3つのスキル
さまざまな事務の仕事を紹介しましたが、どの職種でも必要になる3つのスキルがあります。
パソコン・officeソフトの操作スキル
事務の仕事はパソコンを使ってする業務がメインのため、パソコンが触れないと仕事ができません。
「これまでどんなソフトを使っていたか？」
「どんな機能を使ってどんな書類が作成できるか？」など問われることも多いです。
「未経験歓迎」と書かれた求人票でも、「Officeソフトが使える人」「Word・Excelの基本操作ができる人」など条件が指定されています。
操作に自信がない人は、パソコン教室などで操作スキルを磨いておくといいでしょう。
コミュニケーションスキル
事務はパソコンに向かって黙々と作業しているイメージがありますが、社内外を問わず多くの人と接します。
周りの社員や仕事に興味がない人は、事務に向いているとは言えません。
視野を広くして会社全体の様子を伺いながら、上司や同僚に気配りができる人が向いている仕事です。
事務は色んな社員に頼まれごとをするので、依頼内容をすぐに理解して遂行できたり、他部署へ交渉したりするコミュニケーション能力も問われます。
指示された内容が分からないときは、理解できるまで質問する姿勢も大切です。
分からないまま進めてしまうと、ミスやトラブルが生じ、周りに迷惑をかけてしまうことになります。
作業の正確性
事務職の場合、自分でミスの責任を取ることができません。
基本的にミスをした事務の直属の上司が責任を負います。取引先への謝罪や、上層部への説明責任に問われてしまうことがありますので、集中力を持って仕事に取り組みましょう。
仕事のミスの多くはデータ入力で起こります。
「0」が一桁多かった、少なかったで、会社に大きな損害を与えてしまうことになるので、単純作業ほど慎重にこなす必要があります。
事務の仕事内容は全ての仕事の基本
事務の仕事はパソコン作業や電話対応、書類作成など、ビジネスの基本が詰まっています。
難しくないからこそ、ミスを減らす努力や業務を円滑にするためのサポート力が必要です。
「事務は楽そうだから」「毎日定時で帰れるから」と考えている人は、入社して大変な目に合うかもしれません。
事務にもさまざまな分野や専門性があるので、自分に向いている事務職を探し、チャレンジしてみてください！
