【例文あり】事務職の志望動機・自己PRの書き方！完全未経験でも評価される文章のポイントを徹底解説
事務職への転職を目指している方へ、履歴書に書く「志望動機」や「自己PR」の作り方について、例文を用いながら解説しています。
事務職経験者と未経験者では、それぞれアピールするポイントが違いますので、あなたの立場に合った例文を参考にしてください。
さまざまな職種の中でも、事務職は女性に高い人気を誇る仕事です。ライバルと差をつけるためにも、入社への意欲とあなたの強みが伝わる内容を考えましょう。
なお、自己PR・志望動機の作成に悩んでいる人はマイナビキャリレーションがおすすめです。
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事務職に求められる経験とスキル
事務といっても、一般事務や経理事務、営業事務、医療事務など、実にさまざまな種類があります。
しかし事務職に必要なスキルはどの仕事にも共有していて、以下の3つのスキルが求められています。
基本的なPCスキル
事務の仕事はパソコンを使った作業が8〜9割を占めます。そのため基本的なパソコンスキルを持っておくことが大切です。
代表的なソフトがWordやExcel、PowerPointで、これまでどんな書類を作ってきたのかが問われることもあります。ブラインドタッチはもちろんのこと、作業の正確性やスピードも重要です。
「パソコン操作に自信がない」「前職でパソコンを使用しなかった」という場合は、パソコン教室でPC用語や触り方から学んでいきましょう。
オフィスワークの経験
事務の仕事はオフィスワークが中心で、ビジネスの基本的な業務がメインです。
専門的な知識は不要なため、求人サイトなどでは「未経験者歓迎」の案件も少なくありません。
しかし複数の応募があった場合、未経験者よりも経験者が優遇されてしまう傾向があります。
事務の経験があれば一から教えることもなく、数ヶ月の教育で即戦力になるからです。
ただし事務の経験がなくても、営業やテレアポなどオフィスワークの経験があれば問題ありません。
事務の仕事内容をしっかりと理解し、どんな事務職が自分に向いているかを見極めましょう。
作業の正確性
事務の仕事は数字を扱うことが多いため、どれだけ正確にミスなくこなせるかが重要です。
ミスが多いと周りから仕事を依頼されなくなったり、重要な仕事を任せられなくなったりして、モチベーションが下がってしまいます。
普段から二重チェックを怠らず、集中力を持って仕事に臨む姿勢が大切です。
そのため大雑把な人よりも、几帳面や慎重派な人に向いています。
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事務職への転職で書く志望動機・自己PRのポイント
書類選考を通過しなければ面接には至らず、採用されることもありません。
採用担当者が「会いたい！」「一緒に働きたい！」と思えるような内容で、自分自身をアピールしましょう。
ここでポイントになるのが、事務の経験者が「一から勉強したい」と書いてしまうことです。
これでは「前職でスキルを身に付けられなかった」と認識され、お見送りになってしまうでしょう。
経験者は経験者の、未経験者は未経験者のアピールポイントがあり、書き方が異なってきます。
事務職未経験の場合
まず、事務職未経験の方の作成ポイントからみていきます。
事務職で役立つスキルや経験をアピール
事務職で役立つスキルとは、以下のようなものです。
- 人をサポートするスキル
- コミュニケーションスキル
- ビジネスマナー
- 臨機応変に対応できるスキル
周りの社員が働きやすい環境を作った経験、顧客や取引先とやり取りや交渉をしたスキル、自分の置かれた状況を察知して対応する能力など、事務の仕事に活かせそうな経験があれば、エピソードを交えながら伝えるようにしましょう。
人間性や性格をアピール
自分の強みを事務職にどう活かしていくかも、アピールポイントになります。
- コツコツとした作業が得意
- 仕事の正確性や慎重さ
- 協調性があり周りに溶け込むのが早い
このように、自分が生まれ持った能力を事務に活かせることをアピールしましょう。
事務職経験者の場合
事務経験者がアピールすべきことは、前職で培った経験と、その企業に入社したいという意欲の2点です。
未経験でも事務職に転職できる！おすすめの事務職と求められる3つのスキルを紹介
前職の実績や経験をアピール
経験がある人は実績をアピールして、「どれだけの経験があるか」「どんな業務に携わってきたか」をアピールしましょう。
「前職ではExcelを用いて営業の売り上げを管理していた」「簿記2級の資格を取得し決算業務を取りまとめていた」など、具体的な期間も含めてどれほどのスキルがあるかを説明してください。
企業に対しての熱意をアピール
志望動機で大切なのは、「どうしてこの企業なのか」を相手にわかりやすく伝えることです。
同じ業界でもたくさんの企業があるなか、その企業に応募した動機を明確に伝えるようにしましょう。
このとき、退職した理由と志望動機が一貫していることが大切です。「御社で〇〇の業務に携わりたいと思った。
だから前職を退職した」というような一貫性がないと、志望動機があいまいで企業に対する熱意が伝わりません。
事務職の採用担当者から評価される志望動機・自己PRのポイント
採用担当者は毎日たくさんの応募書類に目を通しています。
数ある履歴書の中から採用担当者の印象に残るには、「伝え方を工夫すること」と「企業が欲しがるスキルを持っていること」、この2点をアピールすることが不可欠です。
エピソードを交えてより具体的に伝える
例えば、「前職では不動産会社の管理部門で、データ入力や顧客管理をしていました。」と書いても、どんなスキルを持っているのか、何が強みなのかが伝わりません。
どんなソフトを使って何のデータを入力していたのか、顧客管理をする上でどんなことに注意していたのか、また顧客数はどのくらいかなど、あなたの仕事内容が正確に伝わるよう工夫する必要があります。
また企業規模が異なる企業への転職は、採用担当者が業務幅や規模をイメージしにくいと言われています。
「何名で」「何年間」「何件の」など、具体的な数字を用いて説明する工夫も必須です。
仕事で活かせるスキルや経験をアピール！
志望動機や自分の強みをアピールする際に、「企業がどんな人材を求めているか」にスポットを当てて考えることが大切です。
入金や送金など直接お金を扱う仕事の場合は、正確性や几帳面さが重視されます。
顧客とのやりとりが多い仕事の場合は、コミュニケーション能力やビジネスマナーが問われます。
事務といっても、どんな仕事を希望するかによって必要なスキルが変わってきますので、企業側の視点になって自分の強みを洗い出してみましょう。
なぜその企業にエントリーしたのか明確にする
数ある企業の中からなぜその企業にエントリーしたのかを明確に伝えましょう。
企業的に気になるポイントでなので、志望動機の中にはっきりと明示することによってあなたの意欲をしっかりと伝えられます。
この点を伝えるには、業界内での企業のポジションや特徴、事業内容などをしっかりと把握しておかなければなりません。
また、あなたのスキルや経験がどこで活かせるのか結びつけると説得力のある志望動機を作成できます。
将来的なキャリアプランも伝える
目先の内定を獲得するためだけでの志望動機ではなく、将来的なビジョンを伝えるのも重要です。
入社したらどの様なポジションでどのように貢献するのかをしっかり伝えると企業としても積極的に採用しやすくなります。
1年後・3年後・5年後・10年後のように節目でどのような活躍をしていたいのかはっきりと伝えましょう。
志望動機・自己PRを作れない場合はマイナビキャリレーションに相談！
事務転職をする際に、「志望動機・自己PRをどのように作成すれば良いかわからない！」「誰かにアドバイスをもらいたい！」そんな人にはマイナビキャリレーションがおすすめです。
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【アピールポイント別】事務職の自己PR例文
ここでは3つのパターン別で、事務職の自己PR例文を紹介します。
未経験から事務に転職する場合の自己PR
「私は几帳面な性格で、ミスなく正確に仕事を進められるのが強みです。
前職では介護スタッフとして5年間働いていましたが、業務上のミスや利用者様に迷惑をかけるようなことはありませんでした。
介護の仕事でミスをしてしまうと、利用者様に怪我をさせてしまうリスクが生じますので、普段からスタッフ間の確認や二重チェックを怠ったことはありません。
経理の仕事はお金を扱う、貴重で責任のある仕事です。
経理事務の経験はありませんが、自分の強みを活かして、御社の業務を効率的かつ正確にこなしていきたいと思っております。」
事務職から事務職に転職する場合の自己PR
「前職では不動産会社の管理部門に所属し、オーナー様への送金や入居者様からの入金を管理しておりました。
また契約書の作成・管理や、電話・来客対応などのほか、入居者様からの要望やクレーム対応が仕事です。
入居者様から「すぐに対応してもらってありがとう」と感謝の言葉をいただくことで仕事への意欲が高まり、もっとお客様と接する仕事に転職したいと思うようになりました。
営業事務の仕事はお客様とのやりとりも多く、前職以上にやりがいがあると思っています。
またExcelやPowerPointのスキルを活かし、営業の皆さんが働きやすいようサポートしていきたいと考えています。」
接客・販売職から事務職へ転職する場合の自己PR
「現在は百貨店にて、婦人服の販売スタッフとして従事しています。接客がメインで、ITツールを用いてお客様の購入履歴や嗜好を分析し、そのデータを活かした戦略的な接客を行なっています。
パソコンを扱う機会が増え、もっとスキルを身に付けたいという気持ちが強くなり、転職を決意しました。
御社の事務職はさまざまな部署の方と仕事をするということなので、前職で培ったコミュニケーション力を活かせると思っています。
現在はMOSの資格を取得するため独学でスキルを磨いており、1日も早く御社の戦力になれるよう頑張りたいと考えています。」
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| 対応年代 | 20代～50代 |
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事務職への転職で書く志望動機の例文
次に、経験者と未経験者の志望動機の例文を紹介します。
「どうしてその企業なのか？」という問いに答えるイメージで、入社への意欲をアピールしましょう。
事務職経験者の例文
「メーカーにて3年間、営業事務の仕事に携わってきました。受発注処理や売り上げデーターの集計、請求書発行や電話・メール対応が主な業務です。
小口から大口まで毎日多くの案件を扱い、やりがいを感じながら働いています。
しかし今後も仕事の幅が広がることはなく、これ以上の成長が望めないことが悩みでした。
御社は仕入れ先との交渉やプロジェクト管理など、今以上に営業のサポートができる企業だと伺っております。
営業の仕事をもっと理解して、企業の売り上げや顧客満足に繋がる仕事をしていきたいと思い志望させて頂きました。
前職では業務の効率化に努め、全て紙ベースで保管していた書類をデータ保管にし、経費削減と業務時間の短縮を実現しました。
また営業部で働く以上は経理の知識も必要だと思い、簿記2級の勉強もしております。
これまで培った経験を活かして、効果的なサポートをしていきたいです。」
事務職未経験者の例文
「前職では携帯ショップを運営する企業のコールセンターにて、お客様からのお問い合わせ対応をしていました。
10代から70代まで幅広い年代の方と接し、その人に合わせた表現や言葉選びを工夫して、話しやすさと問題解決を目指しコミュニケーションスキルを磨いた経験があります。
事務職は初めてですが、前職でもパソコンを扱っており、タイピングのスピードには自信があります。
またオフィスソフトもWordやExcelの基本操作ができ、コールセンターで使用する顧客リストやマニュアルを作成したこともありました。
今後もスキルアップに励み、1日も早く戦力になれるような事務になりたいと思っております。」
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事務職への転職に役立つ資格3選
事務職への転職は資格があると有利です。
「オフィスソフトが使えます」と言うよりも、資格を持っている方がどのレベルまで操作できるか、企業側が判断しやすいからです。
資格といっても何種類もありますので、ここでは厳選した3つの資格を紹介したいと思います。
MOS
MOSとは、「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」の略称で、多くの企業が採用しているWord・Excel・PowerPointなどのスキルを証明する資格です。
受験資格や年齢制限もありませんので、誰でも簡単に受験することができます。
WordとExcelのみ「スペシャリスト（一般レベル）」と「エキスパート（上級レベル）」の2つのレベルがあります。
素人の場合はパソコン教室などで一からスキルを磨くのがオススメですが、基本操作ができる場合は独学でも合格可能です。
簿記
簿記の資格は複数ありますが、もっとも知名度が高いのが「日商簿記」です。
企業のお金を管理する経理事務を目指す方におすすめで、1級〜3級、簿記初級、原価計算初級の5段階に分かれています。
20代であれば3級でも問題ありませんが、30歳以上なら2級を持っておきたいところです。
事務未経験でも、「売掛や買掛を理解している」「経理の基礎が身に付いている」と判断されます。
TOEIC
英語のスキルを問うのがTOEICで、合否ではなくスコアで評価されるのが特徴です。
事務職であれば英文メールの作成や電話対応が発生する場合があるので、500〜600点を目指しましょう。
外資系の事務やグローバルポジションを狙う場合は、英文のビジネス文書を作成したり、電話で交渉したりするケースも生じるので、700点以上が望ましいでしょう。
事務職の志望動機・自己PRの書き方に関する質問
ここでは、完全未経験で事務職に就くときに書く志望動機・自己PRに関する質問を紹介します。
Q.事務職への転職で書く志望動機・自己PRで評価されるポイントは？
応募書類に書く志望動機・自己PRは、自分という「個」を採用担当者にアピールするために書く1種のラブレターのようなものです。
そもそも書類選考を通過しなければ、その後の選考に進むことができません。
事務職の求人を出している会社に志望動機・自己PRに送る際は、以下の点を押さえてから記述しましょう。
- 数ある企業の中で応募先の企業を選んだ決め手
- 入社後に発揮したい力
- 第三者から寄せられた求職者の評価
上記3つの要素は事務職を含め、あらゆる業種・職種に就くときに書く志望動機・自己PRで押さえておきたいポイントです。
この3つに加えて、経験者か未経験者別で押さえておきたいポイントがあります。
完全未経験から事務職に転職する場合は、「事務職で役立つスキルや経験のアピール」と「自分の強みや性格」の2点、たいして事務職の経験がある方は、「前職の実績や経験」です。
詳しくは、「志望動機・自己PRを作成する際のポイント」にて解説しています。
Q.事務職の種類によって求められるスキルは異なる？
事務職には、一般事務や営業事務、経理事務など多岐に渡る事務職があります。
事務職の種類によって、任される仕事に違いをあれ、書類作成やデータ・会計処理、来客応対が事務の主業務です。
これら業務を遂行するには、基礎的なPCスキルや、正確かつ迅速な事務処理能力、さらに業務や来客応対を円滑に行うコミュニケーション能力の3点が必要不可欠です。
つまり、事務職に求められるスキルに大きな違いはありません。
Q. 事務職の志望動機で書かない方がいいことは？
休日や給料などの福利厚生や、前職で不満に思っていること、さらに職務遂行に支障をきたすような発言など、自分の印象を悪く見せるような文章です。
転職活動の動機付けにもなる部分がありますが、自分の印象を悪くするような文章をあえて志望動機・自己PRの欄に書く必要はありません。
Q.事務職の求人を出している企業あてに送る自己PRは都度書き換えた方がいい？
同じ「事務職」であっても、業務内容や経営方針、求めているスキルが会社によって大きく異なるので、会社の採用方針に合わせて都度書き換えるのがいいでしょう。
なお、書き換えを行うときは、自己PRの軸になる強みや経験までも書き換える必要がありません。
あくまで書き換えるのは、持ち前の強みや経験をどんな場面で活かせるか、どんな社員になりたいのかなどといった「中身」を、応募先に合わせて書き換えましょう。
Q.面接の場でいう自己PRは書類上の自己PRと重複してもいい？
応募書類に記載するモノと、面接の場でいう自己PRは重複しても問題はなく、むしろ一貫性を持たせることができるので、異なる内容を面接で話すのは避けた方がいいでしょう。
ただし、書いてある内容をただ話すのも控えるべきです。
内容に一貫性を持たせる工夫として、書類上には自己PRの要点を書き、面接では、その内容に深みを持たせる形で話すのがベストです。
転職先に評価される自己PR・志望動機を作成しよう！
事務職の転職では、未経験か経験者かによりアピールポイントが変わります。
他職種からのチャレンジでも、事務に活かせるスキルを洗い出しアピールすることが大切です。
そのためには、事務の仕事内容を十分に理解し、自分の強みや得意分野が活かせる業界や企業を選ぶことも重要になってきます。
自己分析をしっかり行い、あなたの魅力が伝わる履歴書を作り上げましょう。
