未経験から秘書へ転職｜秘書の仕事内容や転職成功のポイントを解説！

社内の経営者・幹部層のサポートをする秘書になりたいと思い、転職を考えている人もいるでしょう。

しかし、実際の所秘書がどのような業務をこなしているのか・そもそも未経験から秘書に転職できるのか分からないことも多いと思います。

あらかじめ秘書という仕事を理解しておかないといざ転職をしようと思っても、中々成功しない状況に陥るケースも。

そこでこの記事では秘書の仕事内容や求められているスキル、未経験として秘書に転職するポイントを紹介していきます。

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未経験として秘書に転職するケースは少ない

未経験として秘書へと転職しようとしている人に理解してもらいたいのは、他の触手と比べて未経験者を募集しているケースが少ないということ。

というのも、秘書は総務・経理などの部署で実務を積んだ人が評価され、秘書に異動するのが一般的だからです。

規模が大きい企業の場は秘書課が設けられていることもありますが、新卒や未経験者を対象に求人を出しているのは稀です。

秘書は会社の重役や幹部のサポートをするため、社内事情を理解している人や会社の文化を理解できていないと務まりません。

そのため、未経験から秘書を目指すのは難易度が高いと言えます。

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未経験から秘書への転職を成功させる秘訣

秘書は経験者採用がほとんどなので、未経験から転職をするのはかなりハードルが高いです。

しかし、可能性がゼロというわけではなく、場合によっては未経験から秘書へ転職できることもあります。

そこでここからは、未経験から秘書への転職を成功させる秘訣を紹介していきます。

• 事務などで経験を積んでから秘書に異動、転職する
• 派遣社員として経験を積んでから正社員になる
• 友人や知人のコネ

事務などで経験を積んでから秘書に異動、転職をする

秘書は社内事情や会社文化を理解している人に任されるケースが多いため、一度事務に転職してから経験を積んで秘書に異動するのが最もベターなケースです。

事務と秘書は会社をサポートする点で共通しているため、事務としての正当に評価を憂ければ秘書への昇格もできます。

時間がかかってしまうものの、秘書になるためには一番の近道と言えます。

派遣社員として経験を積んでから正社員になる

未経験からいきなり秘書へと転職するのは難易度が高いものの、派遣社員であれば正社員程転職のハードルが高くありません。

正社員と比べて給与が低くなるというデメリットこそありますが、仕事内容自体はそこまで大きな違いはないです。

そのため、派遣社員として秘書の経験を積んでいくことにより、経験者として転職をすることができます。

また、派遣先で仕事ぶりが認められれば、正社員採用されるケースも。

派遣社員でも秘書経験を積むことによって、選択肢が増えるので転職が成功する可能性も高くなります。

友人や知人のコネ

友人や知人に会社を経営している人を紹介してもらい、コネで秘書になる方法もあります。

秘書は仕事のスキルというよりは人間性・サポート力が大切なので、プライベートで仲良くなれば「秘書として働かない？」と誘われることも。

一般的なルートではないものの、秘書への転職を成功させるためには、このような方法も効果的です。

秘書の仕事内容とは？

未経験として秘書を目指して転職をしているのであれば、秘書がどのような仕事をするのか理解しておくべきです。

イメージだけが先行してしまい、実際に秘書がどのような仕事をこなしているのか意外と理解している人が少ないです。

秘書の主な業務について紹介していきます。

• スケジュール管理
• 電話・メール対応
• 来客対応
• 資料作成
• ブレーン

スケジュール管理

役員や幹部をサポートする秘書に最も重要な仕事は、スケジュール管理です。

予定が詰まっている役員のスケジュールを効率よく管理して、スムーズに仕事をこなせるようにするのが秘書の役割です。

スケジュール管理能力がないと、ダブルブッキングや余計な手間が発生してしまうため、秘書としては失格です。

電話・メール対応

担当している役員宛ての電話やメールなどを対応するのも秘書の役割です。

数多くのメール・電話から優先度や重要度を見極めて、担当している役員へと引き繋ぎます。

電話・メールの対応が遅れてしまうと、会社の評価を下げてしまったり、関係性に不利益をもたらすことにつながります。

そんな状況を防ぐためにも、秘書のしっかりとした対応が重要なのです。

来客対応

秘書は担当している役員宛ての来客者に対するお茶汲み、会議や打ち合わせに同席し、議事録などの作成もします。

役員宛ての訪問者は重要な取引先でもあるので、秘書の対応や振る舞い次第で自社に対してのみる目が変わってしまいます。

来客対応と言えど非常に重要な仕事の一つと言えます。

資料作成

会議や打ち合わせ中に使用する資料の作成、社内文書の提出なども秘書の仕事の一つです。

役員が使用する資料はいずれも重要度の高いものばかりなので、資料に不備や間違いがあると大問題になることも。

そのため、基本的なＰＣスキルはもちろん、作業のスピードや正確性が重要になります。

ブレーン

ブレーンとは、「知能顧問」「専門的なアドバイスをしてくれる優秀な相談役」のことで、時には担当している役員から意見を求められます。

その際に的確な発言ができないと、評価が下がってしまうリスクがあるため、業界に関する知識や情報はアンテナを張ってゲットしておく必要があります。

リサーチするのはもちろん、業界の人脈を駆使するのも重要です。

未経験から秘書への転職で求められるスキル

ここからは秘書として働く上で必要なスキルを紹介していきます。

• コミュニケーションスキル
• スケジュール・情報管理能力
• 一般常識・ビジネスマナー

コミュニケーションスキル

秘書は各会社の重役と接する機会が多いため、高いコミュニケーションスキルが求められます。

話し方や立ち振る舞い、表情など接しやすい雰囲気があることはかなり重要な要素です。

スケジュール・情報管理能力

役員がスムーズに仕事をこなせるようにサポートする秘書には、スケジュールを管理する能力が必須です。

スケジュール管理能力が備わっていないと、ダブルブッキングや仕事の生産性が低下してしまいます。

また、役員の秘書は会社の機密情報を取り扱っているケースが多いので、情報を正しく管理する能力も大切です。

事務処理のスピード性・正確性

秘書は担当している役員から書類を依頼されることが多く、迅速に対応をしなければなりません。

そのため、パソコンを駆使して書類をスピーディーかつ的確に作成する事務処理の速さが重要になります。

しかし、これらの事務処理に関するスピードや正確さは事務としての経験がないと、身につかないスキルでもあります。

これまでに事務処理をした経験がない人の場合は、秘書の前に事務を経験して秘書を目指すのも1つの手です。

一般常識・ビジネスマナー

外部の会社重役と接する機会の多い秘書には、一定以上のビジネスマナーや一般常識が求められます。

ビジネスマナーに沿っていない言葉使いや振る舞いがあると、担当している役員に恥をかかせることになります。

そのため、社会人に必要最低限のビジネスマナーや一般常識は必要不可欠と言っても良いでしょう。

合わせて、秘書は企業の顔でもあるため、女性としての品や振る舞いも大切です。

未経験として秘書に転職する人におすすめの資格

秘書には必須資格こそないものの、秘書に関連している資格を取得しておくに越したことはありません。

そこで秘書への転職を考えている未経験者におすすめの資格を紹介していきます。

秘書技能検定

秘書技能検定では秘書に必要とされている業務を処理できる能力を調べるための検定です。

実技と筆記の2つの科目があり、それぞれ60％以上を満たしていれば、合格をもらうことができます。

なお、秘書技能検定では1級・準1級・2級・3級と合計4つの級があり、初めて検定を受けえる人は2級合格を目指しましょう。

2級を合格すれば、秘書として最低限のスキルやマナーがあるということをアピールできるため、転職にとても有利になります。

CBS（国際秘書）検定

CBS検定は外資系企業や海外企業で英語を利用して業務を行う秘書（バイリンガルセクタレリー）のことです。

外資系の企業で秘書をしたいと考えている人はマストで取得しておきたい資格と言えます。

CBS検定は、英語と日本語を駆使して実務能力や人格を形成し、バックオフィスのプロを育成するのが目的。

英語と日本語どちらも使いこなせて、バックオフィスで活躍できる人材は秘書のみならず幅広い職種への転職が有利になります。

秘書の年収相場はおよそ300万円～500万円

正社員の秘書として仕事をする場合の平均的な年収相場はおおよそ300万円～500万円と言ったところ。

一般事務の年収300万円という事を考えると、比較的高めの年収が得られます。

もちろん企業の規模や会社の業界によっても異なり、外資系や海外企業の秘書の中には年収が1,000万円を超えているケースも珍しくありません。

派遣・パートの場合は時給1,000円～1,500円

派遣社員やパートなどの非正規雇用として秘書をしている場合、時給は1,000～2,000円と言ったところです。

フルタイムで働けば月収20万円～25万円ほどもらえるため、多職種の派遣やパ―トと比べると比較的高時給と言えます。

しかし、非正規雇用の場合、ボーナスが付かないため、正社員と比較すると年収はがくっと下がってしまいます。

少しでも年収をアップさせたい人は、正社員の秘書として勤務することをおすすめします。

秘書として働く上でのやりがい

秘書は他の仕事とは違い、会社の役員と近い距離で仕事ができるので、秘書ならではのやりがいを感じながら仕事ができます。

そんな秘書ならではのやりがいについて紹介していきます。

• 経営陣と近い距離で仕事ができる
• 秘書ならではの関係性を構築できる
• 様々な業界の重役と接することができる

経営陣と近い距離で仕事ができる

秘書は企業役員たちのサポートをする仕事なので、会社経営陣の仕事ぶりを近い距離で見ることができます。

一般職の場合は経営陣と接する機会すらないため、他の仕事では得られない秘書ならではのやりがいと言えます。

秘書ならではの関係性を構築できる

会社の平社員として勤務する場合、経営陣と接する機会はほとんどありませんが、秘書の場合は経営陣・役員と接する機会が非常に多いです。

普通の仕事だと関わらない様な社外の人との関われることもあるため、秘書ならではの人間関係を構築できます。

社内外に関わらず経営者などと関わりが持てるということは、人脈形成にも繋がるため、人生にプラスになるような機会がたくさんあります。

日常的にそのようなチャンスがあるのは秘書ならではのやりがいと言えるでしょう。

様々な業界の重役と接することができる

企業の役員はあらゆる業界の重役たちとの交流があり、会合やパーティーなどに秘書も同行するケースがあります。

他社の会長や社長、役員クラスの人と直接接することができるのは、秘書以外の職種ではほぼないと言っていいでしょう。

また、秘書はパーティーで出会う人の名前や社名などを記憶して担当している役員に尋ねられた際、耳打ちで答えるのも仕事の一つです。

秘書に活かせる経験を積んでから転職しよう

秘書は会社文化の理解やスケジュール管理能力など、様々な経験やスキルが求められる仕事です。

そのため、全くの未経験からの転職は簡単ではないものの、必ずしも転職できないわけではありません。

秘書への適正やタイミングが合えば、未経験として秘書に転職することもできます。

しかし、少しでも転職成功率をアップさせたい場合は、事務などで経歴とスキルをみにつけてから転職することをおすすめします。

多くの女性が憧れる秘書への転職を成功させて、自身のキャリアをアップさせましょう！