秘書の面接で必ず聞かれる質問5選！解答例やNG例・重要視されるポイントも紹介

「人をサポートすることにやりがいを感じる」
「企業トップの側でサポート役として働きたい」
「ビジネスマナーを磨いて一流の秘書になりたい」

このような熱意を持って、秘書を目指し転職活動をしている方も多いのではないでしょうか。

しかし秘書という職業は募集枠が少ないため、十分な面接対策をしておかなければ採用に至りません。

この記事では、秘書の面接で必ず聞かれる質問に対し、例文を用いた解答例をご紹介しています。

面接で重視されるポイントや、持っていると有利に働く資格についても解説していますので、面接対策にぜひ活用してください。

秘書転職時の面接で必ず聞かれる質問5選

秘書の面接ではどのような質問がされるのか気になりますよね。

ここでは、面接時に聞かれやすい質問を紹介しながら、「模範解答」と「NG解答」について例文を用いてご紹介していきたいと思います。

• 志望動機は何ですか？
• あなたはどういう人ですか？
• スケジュール重複など想定外の状況が起こったらどう対応しますか？
• どのようなスキルを持っていますか？
• 社長から聞いた重要な情報を他の社員に聞かれたらどう対応しますか？

質問内容を把握し準備を整えておくことで、枠の少ない秘書の面接を突破できるようになります。

志望動機は何ですか？

志望動機については、職種問わず必ず聞かれる質問です。

未経験者の場合は、どうして秘書を目指そうと思ったのか、その経緯を話しながら自分の活かせるスキルや実績をアピールすることも大切です。

この質問では、以下の2点が問われています。

• 秘書になりたいという熱意
• 秘書の仕事内容を正確に理解しているか

求められる人物像は企業によって異なるため、どんな秘書を求めているかを理解しておくことが大切です。

模範解答例

前職では法人営業として化粧品メーカーに勤務しておりました。当時からスケジュール管理や会議・会食などのセッティングを率先して行っており、社内外の複数の関係者と日々やりとりをすることが多くありました。

また一度会ったら相手の顔や役職まですぐに記憶できることから、上司や同僚にも頼られ、縁の下の力持ち的な存在として会社に貢献できたこともあります。
秘書の経験はありませんが、営業職で培ってきた行動力やコミュニケーション力を活かし、御社の社長秘書として事業拡大に貢献したいと考えています。

現在は秘書検定準1級を目指し勉強しておりますので、即戦力として活躍できるよう成長していきたいです。

NG解答例

前職では外資系企業の役員秘書として、第一線で活躍してきました。語学力には自信があり、コミュニケーションも問題ありませんでしたが、国や文化の違いで意見が相違することが度々ありました。

私が良かれと思って対応したことがマイナスに働くこともあったので、日本人の上司のもとで働きたいと考え御社を志望しました。

秘書の仕事は一通り習得していますので、即戦力として活躍できると思います。

あなたはどういう人ですか？

この質問には、あなたの性格が秘書という仕事に向いているのかを判断したい意図が隠されています。

自分の性格や強みをアピールするだけでなく、秘書の仕事を理解した上で「優秀な秘書になりたい」という熱意を伝えることも大切です。

模範解答例

私はこれまで会社の第一線ではなく、縁の下の力持ちとして陰でサポートする仕事にやりがいを感じてきました。

自分の強みや価値を前面に出すというより、自分の仕事が誰かのためになっていることや、会社を通して顧客や社会に間接的に貢献できることに喜びを感じる性格です。
そんな私にとって秘書の仕事は、自分が会社で価値のある存在だと感じさせてくれる仕事だと思っています。

上司や他の社員が円滑に仕事をこなせるよう、常に一歩先のことを考えて行動できる秘書になりたいです。

NG解答例

私は常に前向きな性格で、失敗しても気持ちを切り替えるのが得意です。

少しせっかちな面もあるため、前職では書類の確認不足による入力ミスがありましたが、落ち込むことなくすぐに業務を再開していました。

また誰とでもすぐに仲良くなれる性格ですので、御社に入社できた場合もすぐに周囲と打ち解けられると思います。

スケジュール重複など想定外の状況が起こったらどう対応しますか？

秘書のもっとも大切な業務のひとつが、スケジュールの調整と管理です。

忙しい社長や役員の要望を聞きながら、予定の確認漏れやダブルブッキングが起こらないよう最新の注意を払います。

この質問をする意図は以下の3点です。

• スケジュールの管理能力がある
• トラブル時の柔軟性と順応性
• 問題解決スキル

予定の相手が企業のトップや官公庁の要人というケースも多いため、複雑なスケジュールを円滑に管理する能力があるかを問われています。

模範解答例

重複によるトラブルには、冷静と落ち着きを持って対応します。優先順位を決めるのは秘書ではなくあくまでも上司ですので、まずは上司に報告し判断を仰ぎます。

ただし部内会議など日程変更が容易な場合は、上司を通さず判断する場合もあると思います。

NG解答例

先に約束していた方を優先します。予定をキャンセルさせてしまった方には、後日丁寧に謝罪に伺います。

どのようなスキルを持っていますか？

秘書に求められる主なスキルは以下の5点です。

• 基本的なPCスキル
• ビジネスマナースキル
• コミュニケーションスキル
• 語学力
• スケジュール管理などのマネジメント能力

秘書経験がある方であれば、必要なスキルを理解でき実績を交えながら回答できます。

しかし未経験の場合は、これまでの業務の中で秘書の仕事に役立つスキルを洗い出すことが重要です。

上記の5点のほかにも、「機転が利くこと」「交渉術」など秘書に求められるスキルはさまざま。秘書の仕事内容をしっかり理解していないと、面接官を納得させる回答ができません。

以下の例文を参考に、あなたの持っているスキルをアピールできる例文を考えてみてください。

模範解答例

私は秘書業務の経験がありません。ですが前職では営業事務として勤めてまいりまして、マイクロソフトOfficeを使用したプレゼン資料や売り上げ管理表の作成経験があります。

営業に同行してお客様先に訪問する機会もありましたので、ビジネスマナーや交渉術も身につけています。

また他部署の社員と関わる機会も多く、業務を円滑にするためのコミュニケーションも積極的に取ってきました。

NG解答例

幼少期に海外に住んでいたことがあり、英語スキルに自信があります。

TOEICスコアも830点で、発音を褒められることも多いです。前職では英語を使って貿易の仕事につきたいと思っていましたが、今年の人事でも経理部からの異動が叶わず転職を決意しました。

英語力を活かして御社の業績に貢献したいと思います。

社長から聞いた重要な情報を他の社員に聞かれたらどう対応しますか？

秘書という立場柄、会社の機密情報に触れる機会は多々あります。この質問をする意図は以下の2点です。

• 守秘義務を守ることの重要性を理解しているか
• 機密情報の扱いに慣れているのか

不適切な言動により会社に損害を与えないか、社内や取引先から信頼を損なうことがないかを面接官は知りたいと考えています。

ここをクリアしないと面接に通過する可能性は限りなく低くなりますので、慎重に回答してください。

模範解答例

社長の情報を他人に開示する権限はありません。

相手が社員や別の経営幹部であっても同じですので、情報を共有できない旨を丁寧に伝えます。

NG解答例

一旦保留にして、社長に答えていいのか質問します。社長からの了承が取れた場合のみ、その社員に情報を伝えます。

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秘書転職の際の面接で重要視されるポイント

秘書の面接で、面接官が重視しているのは以下の3点です。

• ビジネススキルがあるか
• 臨機応変に物事を対処できるか
• 秘書としての基本的スキルはあるか

ビジネススキルがあるか

秘書というと気遣いができる人というイメージが強く、「ビジネススキルって必要なの？」と思ってしまうかもしれません。

しかし資料や予算表を作ったりするための基本的なPCスキルや、数字を読み解く簿記の知識も必要です。

また相手が要人だった際の名刺交換や挨拶の仕方、メール・電話対応も身につけておく必要があります。

ビジネスマナーや礼儀について学んだ経験がある場合は問題ありませんが、社会人として企業に勤めた経験がある方でも完璧とはいえません。使用している敬語が正しいのか、席次を理解しているかなど、細かく確認するようにしましょう。

臨機応変に物事を対処できるか

秘書の仕事は、業務が複雑で忙しい社長や役員のサポートになるため、急なトラブルや突然の出張なども日常茶飯事です。

秘書として、突然の選択や判断力が問われることもあるでしょう。

緊急の仕事を同時に処理していくスキルが求められるため、面接では厳しい状況でどのような対処をするかを見極められることになります。

具体的には、一度に複数の業務をこなせるのか、プレッシャーの中で仕事を遂行できるのかなどです。

どのような意思を持ってプライオリティを決めていくか、あなたなりの回答ができるよう用意しておきましょう。

秘書としての基本的スキルはあるか

秘書の基本スキルは、「慎重」「清潔感」「品がある」ことです。

経営トップや役員の顔を汚すことがないよう、振る舞いや話し方、敬語の使い方などにも気を配る必要があります。

また服装や髪型、メイクなども、派手すぎず地味すぎず、ちょうどいい塩梅を知っておくことが大切です。

面接では第一印象で好印象を与えられるよう、身なりを整えて臨むようにしましょう。

所持していると秘書への転職が有利になる資格

秘書の仕事は資格が必須という訳ではありません。しかし資格を持っていることで、「転職への熱意」や「どの程度の知識を持っているか」をアピールすることができます。

転職で有利になる資格は以下の通りです。

• 秘書技能検定
• 国際秘書検定
• ビジネス文書検定
• ビジネス実務マナー検定
• MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）
• 日商簿記検定

一般的な事務経験があれば、秘書の資格としてもっともポピュラーな「秘書技能検定」がおすすめです。

難易度の低い順から3級、2級、準1級、1級があり、受験資格はありません。

2級でも一般的な秘書業務を処理するレベルですので、競争率が高い企業を目指す場合は、準1級まで取得しておきたいところです。

面接を突破して秘書への転職を成功させよう！

秘書へ転職するための面接のポイントや、質問に対する解答例をご紹介しました。

未経験からチャレンジする方は、面接へ臨む前に秘書の仕事内容について詳しく知っておくことが大切です。

また業務を円滑にする自分の強みを見出し、これまで働いた経験の中で秘書業務に役立つスキルを棚卸ししてみましょう。

「自分の強みが分からない」「秘書の仕事を理解できているか不安」という方は、秘書や女性の転職に強い転職エージェントを利用するのもおすすめです。

あなたが面接に突破し、秘書として活躍できることを願っています！