【新卒・転職】秘書の志望動機の書き方・例文！転職理由のNG例や有利になる資格やスキルも紹介！

秘書と聞くと、大企業の社長の側近としてスケジュール管理や書類作成などをする仕事として人気の仕事ですよね。

また、会社のトップである社長と行動を共にする機会も多いので、人から好かれる人間であることが求められます。

ですから、秘書になるのは簡単ではありません。

今回は、秘書を目指している方のために実際に選考に通過した志望動機を紹介したり、エントリーする際の注意点について徹底的に紹介していきます。

未経験で秘書に就職したい人はもちろん、秘書経験者の方にとっても有益な情報なので是非最後まで見てみてください。

未経験から秘書へ転職｜秘書の仕事内容や転職成功のポイントを解説！

実際に秘書の選考に通過した志望動機の例文を紹介！

まず、始めに何と言っても気になるのは、実際に秘書の選考に通過した人の志望動機ですよね。

今回は、新卒で未経験の方が秘書の選考に通過した志望動機と、秘書経験者が選考に通過した志望動機の2つを紹介します。

未経験の方と秘書経験者で良い評価を受けることが出来る志望動機は全く異なるのでしっかりチェックしてくださいね。

①新卒の未経験として秘書に転職した人の志望動機例

私は、大学在学中にベンチャー企業の長期インターンシップに参加していました。長期インターンでは、主に営業を行っていました。その時に事前に準備してから業務にとりかかることの大切さを知りました。それが上手くいくと、クライアント様に満足して頂けるだけでなく、上司の方からも感謝されることが多かったです。その時、私は人の役に立って、感謝される仕事にやりがいを感じるようになり、ぜひそういう仕事をしたいと思うようになりました。ですから、今回貴社のサポート役になりたいと思いました。
貴社の企業理念にも深く共感しました。是非、私も貴社の職場環境で働きたいと切望しています。
また、私は大学時代アメリカに1年間留学に言っていました。その際に、英語を習得しました。ですから、英語を使った業務も行うことが出来ます。在学中に秘書検定2級も取得しました。
さらに、私はWordやExcel、PowerPointなどの基本的なPCスキルはインターン時代に習得したので、貴社でもすぐにお役に立てます。
宜しくお願い致します。

②経験者として秘書に転職した人の志望動機例

私は、前職では社長秘書としてスケジュール管理や文書作成、経費精算、メール対応などの様々な業務に関わってきました。社長の業務に支障をきたさないのはもちろん、業務が円滑に進行するように常に迅速かつ確実に遂行してきました。
しかし、私は留学していた経験があるので英語を使った秘書の仕事をしたいと思うようになりました。
そんな時に、企業のDXを促進している貴社の秘書の募集を見つけ、貴社が海外の企業とも頻繁に関りがあることを知りました。また、貴社の企業理念に対しても深く共感し、貴社で秘書として会社の発展のために尽力したいと切望するようになりました。
私は、前職の秘書の経験と留学で得た語学力を存分に発揮して貴社に貢献するので、ぜひよろしくお願い致します。

秘書にエントリーする際に好印象な志望動機3選！

次に、秘書にエントリーするときに好印象な志望動機を3つ紹介します。

秘書にエントリーする際には、資格や経歴なども重要ですが、会社のトップである社長の側近であるため、志望動機が重要になってきます。

つまり、秘書になるためにはスキルだけではなく人間性や会社との相性なども重要視されます。

ここでは、秘書にエントリーする際に好印象を持たれる志望動機を3つ紹介してきます。

是非、自分の志望動機に入っていないものがあれば取り入れてみてください。

企業の企業理念にマッチしていることを伝えると好感を持たれやすい

1つ目に好感を持たれやすいのは、企業理念とマッチしていると言う事です。

先ほども言ったように、秘書というのは会社のトップである社長の側近です。

ですから、いくらスキルがあっても会社の企業理念にマッチしない人材は採用されません。

秘書に応募するにあたって、会社の企業理念は確実にチェックするようにしてください。

また、企業理念だけではなく、会社のホームページを隅から隅までくまなく研究して自分の考え方と企業の理念が合致しているかを確かめる必要があります。

それで、合致した場合は志望動機の欄に詳細に企業理念に深く共感したと言う事を書くと好印象を持たれやすいです。

裏方として人を支えることが好きということを伝えるのも良い

次に好感を持たれやすいのは、裏方として人を支えることが好きというと言う事です。

秘書は、会社の顔である社長と行動を共にするため、どちらかというと表舞台で活躍すると思う人も多いですよね。

しかし、秘書の仕事の大半はスケジュール管理や書類作成、メール返信、電話対応等のどちらかというと裏方の仕事です。

ですから、縁の下の力持ちとして会社を支えてみたいということを志望動機に組み込むと応募先の会社に好印象を持ってもらうことが出来ます。

自分の持っているスキル・資格を秘書の仕事を通じて発揮したいというのも好印象

3つ目に紹介するう印象な動機は、自分の持っているスキルを秘書の仕事に活かしたいと言う事です。

秘書は、資格やスキルを持っていなくても応募することは出来ますが、何か他の人には無い秘書で使えるスキルを持っていると企業側に非常に好感を持たれます。

例えば、以下のようなスキルが秘書にエントリーする際に好印象な志望動機です。

• 秘書検定
• TOEIC
• ビジネス実務マナー検定

上記の3つは比較的どこの会社でも需要があるスキルなので持っておいて損はありません。

秘書検定は準1級以上を所持しているとプラス評価

タイトルにもあるように、秘書検定であれば準1級以上を所持しているのが理想です。

秘書検定は検定の中でも特殊な検定で3人ごとのグループになって試験を受検します。

面接試験の内容も通常の試験ではなく、特殊なものとなっている為対策が必須となっています。

TOEICの場合は860点取得を目指そう！

TOEICの場合は、一般的に外資系の会社の秘書にエントリーする際には860点以上が望ましいです。

TOEIC860点は高いと感じる方も多いですよね。

しかし、今日ではほとんどの企業が英語でのメールや電話を行っています。

ですから、TOEICの点数があると英語のビジネスメールや電話対応もすることが出来るので一気に秘書としてのランクが上がります。

TOEICの場合は参考書や予備校など様々な対策方法があるので、しっかり勉強すれば860点を取得することは十分に可能です。

留学を経験していたり、帰国子女の方などで900点を超えている人は、会社からの評価でプラス評価になる場合もあります。

今の時代は、グローバル化がどんどん進んでいるので外資系企業は勿論、国内の企業でもTOEICの点数が高いと評価されやすいです。

ですから、まだTOEICを受検したことがないという人は是非受検してください。

ビジネス実務マナー検定は取得しておけば役に立つことばかり

最後に紹介する資格はビジネスマナー検定です。

この資格は、秘書検定とTOEICと比較するとあまり馴染みがありませんよね。

ビジネス実務マナー検定を取得すると、ビジネス社会の基本ルールを身につけることが出来ます。

また、ビジネス実務マナー検定では、ビジネスパーソンとしての行動・判断を適切にこなすことが出来るかが問われます。

ですから、秘書をエントリーする方がビジネス実務マナー検定を取得しておくと周りに一歩差をつけることが出来ます。

秘書の転職理由・志望動機のNG例

志望動機は、自身の考えや意欲を採用担当者に伝える大切なチャンスです。

一方で、志望動機での発言が、その役割や能力を疑問視させるような内容は避けるべきです。

以下では、秘書の志望動機におけるNG例をいくつか挙げ、その理由を解説します。

ただし、以下で紹介する転職理由が全て適切ではないというわけではなく、上手く組み合わせることで効果的な転職理由となります。

• 「接客が得意なので、人と関わる仕事がしたい」
• 「前職と似たような仕事だったので、適応できると思います」
• 「オフィスが綺麗だから」
• 「有名人や役員に接するチャンスが増えるから」

「接客が得意なので、人と関わる仕事がしたい」

「人と関わることが得意」であることは、秘書としての仕事には有利ですが、それだけでは十分ではありません。

秘書の業務は、接客だけでなく、スケジュール管理、書類作成、会議の準備など多岐にわたります。

人との関わりだけに焦点を当てると、他の重要な業務を軽視していると受け取られる可能性があります。

「前職と似たような仕事だったので、適応できると思います」

前職と似たような仕事だったので、適応できると思います」という動機は、新しい職場や役職への挑戦心や成長意欲が感じられません。

前職の経験をアピールすることは良いですが、それだけではなく、新しい環境での学びや成長に対する意欲も示すべきです。

秘書としての成長や貢献を志望動機に盛り込むことで、よりポジティブな印象を与えることができます。

「オフィスが綺麗だから」

オフィスが綺麗だからという動機は、外見的な要素に引かれているだけであり、秘書としての職務内容や責任を理解していないと見られます。

秘書業務は、外見だけでなく、組織や上司のサポート、コミュニケーション能力、調整能力など多岐にわたるスキルが求められる仕事です。

そのため、表面的な理由ではなく、業務内容に関心があることをアピールする必要があります。

「有名人や役員に接するチャンスが増えるから」

「有名人や役員に接するチャンスが増えるから」という動機は、自身のプライベートな利益を追求しているように受け取られます。

秘書としての職務は、役員や経営層をサポートすることが主な役割です。

プロフェッショナルなサービスを提供するためのものであり、個人的な利益を追求するためのものではありません。

秘書の志望動機を書く際に注意するべきポイント

秘書にエントリーするときに書く志望動機にも注意点があります。

上記までに紹介した好印象な要素を書いていたとしても、これから紹介することが要素として含まれてしまうと企業からの印象は悪くなってしまいます。

今回は志望動機を書く際に注意しなければいけないポイントを3つ紹介します。

それぞれ、見落としてしまいがちなものになっているので是非チェックしてください。

秘書の業務理解をしていないのはNG

まず、何と言っても秘書の業務内容を理解していないと思わせるような文章を書いてしまうのは良くありません。

例えば、秘書は「社長の周囲を補佐する仕事」と思っている人が多いです。

これは、間違っています。

実際の、秘書の役割というのは「社長のマネジメントを補佐する仕事」なのです。

マネジメントというのは、言い換えれば経営です。

秘書というのは、常にアンテナを高く張りながら、社長が何を求めているのかを瞬時に半断じて生産性を最高に高める必要があります。

ですから、秘書にエントリーする際に業務内容をしっかり理解していると言う事を会社側に上手く伝えるようにしてください。

「かっこいい」や「あこがれる」などの曖昧な表現は避けた方が良い

2つ目の注意点は、志望動機を書く際に曖昧な表現を使わないようにすることです。

皆さんの中にも、秘書の仕事にあこがれて秘書にエントリーする人は少なくありませんよね。

しかし、これを志望動機で書くことはマイナス評価に繋がってしまいます。

何回も言っているように、秘書というのは社長のマネジメント補佐をしつつ、高くアンテナを貼り巡らせて瞬時に物事を判断することが要求されます。

ですから、志望動機に曖昧な内容を書いてしまうと、「判断力が低いのではないか」と会社側に思われてしまいます。

ですから、秘書の志望動機を書く際には曖昧な表現が混入されていないかしっかりと確認するようにしてください。

1文が長すぎると文章力が無いとみなされてしまう

秘書に限らず、志望動機を書く際に1文があまりにも長いのは避けた方が良いです。

なぜなら、1文が長いと文章力が低いと判断されてしまうからです。

先ほども言ったように、秘書はビジネスメールを担当したり、文書作成などを頻繁に行います。

その際に、しっかりとした文章を書くことが出来ないとその会社自体の印象が良くないものになってしまいます。

ですから、秘書の志望動機を提出する前にもう一度、1文が長すぎないかどうか・簡潔に文章がまとまっているかを確認してください。

秘書の仕事内容

社長や上司が日常業務をスムーズに進めるために多岐にわたる業務を担当する秘書。

実際にどのような業務をするのかを知っておくことで、自分の強みを踏まえた効果的な転職理由を伝えられます。

そのため、以下では秘書の主な仕事内容について紹介します。

• スケジュール管理
• 電話・メール対応
• 来客対応
• 上司の業務サポート
• 資料作成
• 各種手配

スケジュール管理

スケジュール管理は秘書の基本的な業務の一つであり、上司の日常の予定や会議、出張などの日程を管理します。

効率的な時間の使い方を提案し、重複や衝突がないように気を配ることが求められます。

デジタルツールを駆使してスケジュールを整理し、変更や追加があった際の迅速な対応も重要です。

電話・メール対応

上司宛の電話やメールの取り次ぎを行うことも秘書の仕事の1つです。

内容に応じて優先順位をつけ、必要に応じて他の部署や関連するスタッフへの連絡も担当します。

また、外部とのコミュニケーションの窓口として、マナーを守りながら適切なレスポンスを心掛けることが求められます。

来客対応

上司や企業の訪問者を迎える際の対応も秘書の重要な役割の1つです。

訪問者の名前や背景情報を事前に確認し、適切な場所へ案内します。

待合室の手配や飲み物の提供など、ホスピタリティの精神で接することが期待されます。

上司の業務サポート

秘書は、上司の業務をサポートするためのさまざまな業務を担当します。

たとえば、会議の資料準備や情報の収集、報告書の作成など、上司が必要とする情報を迅速に用意する必要があります。

また、上司の意向や指示を理解し、他部署との連携をとることもあります。

資料作成

会議やプレゼンテーションの際に必要な資料の作成も秘書の業務です。

PowerPointやExcelを使用して、分かりやすく効果的な資料を作成するスキルが求められます。

上司の意向を正確に反映させ、情報を的確に伝えることが重要です。

各種手配

出張や会議、イベントなどの際の各種手配も秘書の役割の1つです。

交通手段の予約やホテルの手配、会場の準備や設備の確認など、スムーズに事を進めるための裏方作業を行います。

細やかな気配りと計画的な思考が必要とされます。

秘書にエントリーする際に有効なアピールポイント

秘書は、ビジネスの現場で重要なサポート役としての役割を果たしています。

そのため、エントリー時には、特定のスキルや性格特性が求められることが多いです。

以下では、秘書としての採用を狙う際に有効となるアピールポイントについて詳しく解説します。

• コミュニケーション能力が高いと上司にも気に入られる
• Officeなどで高いスキルがあると周りと差別化を図れる
• 几帳面な性格
• 人をサポートすることが好き
• 人をサポートする仕事の経験

コミュニケーション能力が高いと上司にも気に入られる

まずアピールすべき点は、コミュニケーション能力が高いということです。

これは、一見すると当たり前に感じると思います。

しかし、ここで言っているのはビジネスコミュニケーションの能力です。

ここにおけるコミュニケーションは、誰とでもすぐに打ち解けたりするだけではなく、「報・連・相」や非言語的なコミュニケーションもさします。

例えば、「報・連・相」では報告、連絡、相談を徹底して業務を行うと言う事です。

ビジネスにおいてこの考え方は非常に重要です。

また、「報・連・相」の他にも「非言語的なコミュニケーション」として意思疎通も重要です。
秘書において意思疎通とは、相手の考えていることをくみ取って事前に対応することを指します。

ですから、秘書にエントリーするときにただコミュニケーション能力が高いとアピールするだけではなく、「報・連・相」や非言語的なコミュニケーションの能力にも長けているということをアピールするのも有効な手段です。

Officeなどで高いスキルがあると周りと差別化を図れる

WordやExcel、PowerPointなどの基本的なPCスキルがあるのは、秘書にエントリーするならマストです。

しかし、それらのソフトを使いこなせると有効なアピールポイントになります。

例えば、Excelなら複雑な関数が使えると高評価です。

WordやPowerPoint等も人よりもクオリティの高い実務レベルのものが作成できるとマスト項目からプラス評価に変わります。

これらOfficeスキルに関しても参考書や検定があるので勉強して受検するのも秘書にエントリーする際には有効な対策です。

几帳面な性格

秘書の業務は、スケジュール管理や資料作成、上司のサポートといった細やかな業務が中心です。

そのため、几帳面で、一つ一つの業務を丁寧にこなすことができる性格は非常に重宝されます。

たとえば、過去にどのようなシチュエーションでその几帳面さを活かした結果を出せたのか、具体的なエピソードを添えてアピールすると、採用担当者にもその資質を理解してもらいやすくなります。

人をサポートすることが好き

秘書の役割は、上司や組織のサポートが中心です。

そのため、人をサポートすることに喜びや達成感を感じる人は、この職種に向いています。

エントリーシートや面接時に、人をサポートすることに対する情熱や喜びを語ることで、あなたがこの職種に真剣であること、そしてその業務に対する愛情や熱意を伝えることができます。

人をサポートする仕事の経験

実際の職場経験は、アピールポイントとして非常に有効です。

特に、人をサポートするような役割での経験がある場合は、それを詳しく説明することで、あなたが秘書としての資質を持っていることをアピールできます。

たとえば、前職でのアシスタント経験や、チームのサポート役として活躍したエピソードなど、具体的な経験をもとにどのように他者をサポートしたのか、その結果どのような成果が得られたのかを的確に伝えることが求められます。

未経験から秘書へ転職｜秘書の仕事内容や転職成功のポイントを解説！

秘書への転職理由に関するよくある質問

以下では、秘書への転職理由に関するよくある質問を紹介します。

• 秘書のキャリアプランはどんなものがある？
• 秘書は10年後も需要はある？
• 秘書求人は怪しい？

秘書のキャリアプランはどんなものがある？

秘書としてのキャリアは多岐にわたります。

初級の秘書としてスタートし、経験とスキルを積んで上級の秘書や専属秘書、経営層の直属の秘書などへと昇進する道が一般的です。

また、秘書としての経験を活かして、企画やマーケティング、人事などの異業種への転職や、独立して秘書スクールの講師やコンサルタントとしてのキャリアも選択可能です。

重要なのは、自らのキャリアビジョンを明確に持ち、必要なスキルや経験を積み重ねていくことです。

秘書は10年後も需要はある？

デジタル技術の進化により、一部の業務は自動化されつつありますが、秘書の役割は10年後も必要とされるでしょう。

なぜなら、経営者や幹部の意思決定をサポートする立場としての人間的なコミュニケーション能力や判断力は、AIや機械では代替できにくいからです。

また、経営層との信頼関係や、社外とのコミュニケーションの質を高める能力は、今後も求められるスキルとなるでしょう。

秘書求人は怪しい？

求人情報には、確かに信頼性の低いものも存在します。

しかし、秘書の職種自体が怪しいわけではありません。

怪しいと感じる求人がある場合、企業の評判や過去の履歴、口コミなどを十分にリサーチすることが重要です。

また、転職エージェントやサポートサービスを利用することで、安心して転職活動を進めることができます。

秘書の志望動機をもう一度見直してより良いものにしよう！

いかがでしたか？

今回は秘書にエントリーする際の志望動機の実際採用された人の例やポイント・注意点などを徹底紹介しました。

秘書は人気の職種なので倍率もどうしても高くなってしまいます。

また、秘書の仕事は非常に種類が多く、責任ものしかかります。

しかし、秘書というのはその分やりがいがある仕事です。

是非、この記事を参考に資格・スキルを習得して、会社側に好印象な志望動機を書くことが出来るようにしてください。

この記事を秘書にエントリーする際の参考にしていただけると幸いです。

秘書になるという夢を実現させるために、がんばってください！